Pionierarbeit: Künstliche Intelligenz leitet auch im Immobilien-Management ein neues Zeitalter ein
Künstliche Intelligenz (KI) ist eine bahnbrechende Technologie, die alle Lebensbereiche revolutionieren kann. Neben den ungeahnten Möglichkeiten bestehen aber auch Ängste. So wird KI häufig als potenzielle Bedrohung des eigenen Arbeitsplatzes gesehen. In diesem Spannungsfeld steht die Deutsche Telekom vor einer einzigartigen Herausforderung. Kann künstliche Intelligenz dazu beitragen, jährlich 10% der Betriebskosten einzusparen – ? Und wie gelingt es, dass die Technologie als sinnvolle Unterstützung der Mitarbeiter und nicht als Bedrohung wahrgenommen wird? Wir haben uns dieser Herausforderung gerne angenommen, liegt sie doch genau in unserem definierten Zweck: Neue Technologie zum Wohle der Menschen und der Gesellschaft einzusetzen.
Wie lässt sich die Kosteneffizienz steigern – bei fast unendlich vielen Möglichkeiten?
Die Deutsche Telekom verfügt über mehrere Tausend Gebäude nur in Deutschland, was immense Betriebskosten von über einer Milliarden Euro pro Jahr mit sich bringt. Die Herausforderung im Real Estate Management liegt daher in der Optimierung dieser riesigen Immobilienmasse, wobei kleine Effizienzsteigerungen bereits zu erheblichen Einsparungen führen können. Es gilt die Auslastung der Gebäude zu maximieren und ineffiziente Flächen zu reduzieren.
Eine Vielzahl an Faktoren macht die Optimierung zu einer komplexen Aufgabe. Gebäude können im Besitz oder angemietet sein. Laufzeiten und vertragliche Aspekte müssen berücksichtigt werden. Die Lage und Infrastruktur des Gebäudes, aber auch Nutzer:innenstruktur und Anforderungen bestimmter Einheiten sind zu bedenken – jeweils unter Berücksichtigung der verfügbaren Flächen. Für Menschen ist die Anzahl der Möglichkeiten nicht zu bewerkstelligen. Es ist eine Zahl mit 602 Ziffern, ein Ausmaß das für uns Menschen nicht greifbar ist. Aber das Thema ist ideal für den Einsatz von "Machine Learning".
Die künstliche Intelligenz empfiehlt, die Experten entscheiden
Für uns stand von Anfang an fest, dass KI hier nicht als Ersatz sondern als Unterstützung menschlicher Expertise funktionieren muss. Das maschinelle Lernen kann die rationalen Aspekte besser bewerkstelligen und viel mehr Optionen in kürzerer Zeit bewerten. Das Erfahrungswissen aus der direkten Interaktion mit Nutzer:innen der Gebäude und die emotionale Intelligenz der Expert:innen kann KI aber nicht imitieren. Die Mitarbeiter:innen sollen befähigt werden, die von der KI vorgeschlagenen Szenarien zur Steigerung der Effizienz und Auslastung der Gebäude zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen, um 10% der Betriebskosten einzusparen.
Nutzer mit "Co-Creation" gezielt in die Entwicklung involvieren
Die Umsetzung begann mit der sorgfältigen Analyse der bestehenden Arbeitsprozesse im Immobilien-Management. In Workshops und Interviews mit den Mitarbeiter:innen erfassten wir, wie die bestehenden Prozesse funktionieren und wo die Herausforderungen und mögliche Bedürfnisse liegen, die als Vorteil der neuen Lösung dienen können. Diese Einblicke waren entscheidend, um ein Tool zu entwickeln, dass sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt und die menschliche Intuition mit maschineller Effizienz verbindet.
Die Gestaltung des User Interfaces nahm einen zentralen Stellenwert ein. Es sollte intuitiv bedienbar, visuell ansprechend und auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen zugeschnitten sein. Daher wurden Zwischenschritte regelmäßig mit den späteren Nutzer:innen validiert und fortlaufend weiter entwickelt. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen sich mit dem neuen Tool wohl fühlten und dessen volles Potenzial ausschöpfen konnten, begleiteten wir die Einführung mit einem umfassenden Schulungsprogramm.
Das finale Tool wurde um die typischen Arbeitsweisen der Nutzer:innen herum gestaltet und integrierte zusätzlich spezielle Funktionen zur Steigerung der Nutzer:innenzufriedenheit, wie z.B. Exportmöglichkeiten für grafische Umzugspläne.
Im Detail funktionierte das Tool wie folgt: Real Estate Manager:innen definieren zunächst einen Einzugsbereich und damit eine Zahl an zu optimierenden Gebäuden. Wichtige Parameter werden vom Mitarbeiter:innen vorgegeben, auf deren Basis die KI alle Möglichkeiten ermittelt und diese in verschiedenen Szenarien bewertet. Anschließend erstellt das System eine priorisierte Liste von Szenarien. Aus diesen maschinell bewerteten Szenarien wählen die Mitarbeiter:innen diejenigen aus, die realistisch erscheinen, um deren Machbarkeit detaillierter zu überprüfen und Rücksprachen mit Mieter:innen, anderen Parteien, Abteilungen oder Stakeholder:innen zu führen.
Die technische Umsetzung bestand darin, ein leistungsfähiges, KI-System (Backend) zu entwickeln, dass komplexe Datenanalysen durchführen und effiziente Nutzungsszenarien für eine Anzahl von Immobilien vorschlagen konnte. Diese Entwicklung übernahm ein internes Team von Expert:innen bei der Deutschen Telekom. Das System wurde so gestaltet, dass es eine Vielzahl von Parametern wie Standort, Nutzer:innenstruktur und Mietbedingungen berücksichtigte und auf dieser Basis Optimierungsvorschläge generierte. Das User Interface (Frontend) entwickelten wir in Zusammenarbeit mit unserem Entwicklungspartner Nerdgeschoss unter Verwendung eines von uns erstellten Design Systems.
Das neue Tool wird insgesamt sehr positiv aufgenommen
Nutzer:innen bewerten es mit einem NPS von 57 und schätzen die Usability (SUS) mit 72% ein. Die Erfüllung der gewünschten Aufgaben wird mit bis zu 85% bewertet. Der AttrakDiff-Wert, ein Maß für die Attraktivität des Produkts, stuft das Tool als "Desired" (erwünscht) ein, was die beste Bewertung darstellt und die erfolgreiche Integration in den Arbeitsalltag und die hohe Nutzer:innenakzeptanz bestätigt.
Das Projekt demonstriert eindrucksvoll, wie durch die enge Zusammenarbeit mit den Endnutzer:innen und die Einbindung ihrer Bedürfnisse und Vorstellungen in den Entwicklungsprozess ein hochfunktionales und gleichzeitig benutzerfreundliches Tool entsteht, dass sofortige Akzeptanz und damit unmittelbaren Einsatz erfährt.
Akzeptanz durch Nutzer:innen ist der Schlüssel zum Produkterfolg
Die Akzeptanz der Nutzer:innen gegenüber einer neuen Lösung ist der wesentliche Schlüssel zum Produkterfolg. In diesem Projekt gilt dies umso mehr, da die Nutzer:innengruppe relativ klein ist und durch Marketing-Aktivitäten auch nicht erweitert werden kann. Bei der Entwicklung dieser spezifischen Lösungen ist die Einbeziehung der Nutzer:innen in den Entwicklungsprozess unumgänglich. Unsere Co-Creation Methoden haben einen entscheidenden Effekt für die Akzeptanz und die Einsatzbereitschaft erzielt.
Künstliche Intelligenz zum Wohle der Menschen und der Gesellschaft
Dieses Projekt demonstriert, dass KI, wenn sie sorgfältig und mit Blick auf die Bedürfnisse und Bedenken der Menschen eingesetzt wird, ein mächtiges Werkzeug zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung sein kann. Es zeigt auch, dass die Integration von KI in Arbeitsprozesse nicht zwangsläufig zu einem Verlust von Arbeitsplätzen führen muss, sondern vielmehr eine Möglichkeit bietet, die Arbeit der Menschen zu bereichern und zu ergänzen.
Wir können Ihnen helfen, Nutzer:innen in die Entwicklung einzubeziehen
Wir sehen in der künstlichen Intelligenz grundsätzlich eine großartige Chance, die Arbeitswelt zu bereichern und gleichzeitig die menschlichen Bedürfnisse in den Vordergrund zu stellen. Dieses Projekt ist ein Beispiel dafür, wie Technologie zum Nutzen der Gesellschaft eingesetzt werden kann, indem sie die menschliche Arbeit unterstützt und ergänzt, anstatt sie zu ersetzen. Entscheidend für den Erfolg ist aber die Einbeziehung der Nutzer:innen in den Entwicklungsprozess. Das gilt für fast jedes Projekt im Umfeld von KI. Wir unterstützen Sie gerne dabei mit unserer Methodenexpertise im Bereich "Co-Creation".
